Datenschutz

Datenschutz

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Website und den Regelungen zum Umgang mit Aufzeichnungen und Transkriptionen von Online Meetings via Microsoft Teams („MS Teams“) bei Agamus.  . Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Nachstehend informieren wir Sie über den Umgang mit Ihren Daten.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO

Ihr Ansprechpartner als Verantwortlicher im Sinne der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung („EU-DSGVO“) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Agamus Consult GmbH  
Fürstenrieder Str. 263 
81377 München

Vertreten durch die Geschäftsführer Dr. Werner Geiger und Marc Kräutle

Tel: +49 (0) 89 44 388 99 22 
Fax: +49 (0) 89 44 388 99 23 
E-Mail: info(at)agamus.com

für die folgende Internetseite: www.agamus.com

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten & Informationssicherheitsbeauftragten

Den Informationssicherheitsbeauftragten können Sie ebenso unter o.g. Adresse und der E-Mail sicherheit(at)agamus.com erreichen. 

Agamus Consult GmbH 
Fürstenrieder Str. 263
81377 München

E-Mail: datenschutz(at)agamus.com

erreichen.

3. Anwendungsbereich

3.1 Webseite 

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Website www.agamus.com und gegebenenfalls für andere von uns angebotene Websites, sofern die auf diese Datenschutzerklärung verweisen. 
Die Datenschutzerklärung findet keine Anwendung auf Websites Dritter, insbesondere in den folgenden Fällen: 

• Websites Dritter, die unabhängig von der Website www.agamus.com sind und auf denen sich ein Link oder eine Suchmaske befindet, die auf unsere Website verweist; 

• Websites Dritter, die unabhängig von der Website www.agamus.com sind und über einen Link geöffnet werden 

• Partner-Websites von www.agamus.com, die einen der Services auf der eigenen Website integriert haben (Co-Brandings) 

• Partner-Websites von www.agamus.com, auf die durch Integration in einen der angebotenen Services zugegriffen wird (co-branded Websites) 

• Unabhängige Websites von Geschäftspartnern 

Die Datenschutzmaßnahmen und die Inhalte solcher Websites Dritter unterliegen den Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Websites dieser Dritten. Es wird empfohlen, dass Sie die Datenschutzbestimmungen dieser anderen Websites aufmerksam lesen, um sich über deren Umgang mit personenbezogenen Daten zu informieren. 

3.2 Transkription von Online-Meetings 

Diese Datenschutzerklärung gilt zudem für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Transkription von Online-Meetings via Microsoft Teams („MS Teams“) und der Nutzung der dabei entstehenden Daten. 

4. Besuch der Website

4.1 Zugriffsdaten 

Sie können unsere Website besuchen, ohne Angaben zu Ihrer Person zu machen. Wir erheben lediglich Zugriffs- und Navigationsdaten, wie insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zu GMT, Inhalt der Anforderung, Zugriffsstatus, übertragene Datenmenge, Website, von der die Anforderung kommt, Sprache und Version des Browsers und Betriebssystem. Diese Daten werden nur zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Betriebs der Website und zur Optimierung unseres Angebots ausgewertet und anschließend gelöscht. 

4.2 Verwendung von Cookies 

Für eine einfache und praktische Nutzbarkeit der Website setzen wir Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden und die bestimmte Einstellungen und Daten zum Austausch mit unserem System über Ihren Browser speichern. 
Wenn Sie die Website besuchen, sendet unser System Cookies an Ihr Gerät. Cookies alleine identifizieren Sie nicht persönlich, sondern erkennen lediglich Ihren Webbrowser. Solange Sie uns Ihre Identität nicht selbst bekanntgeben, etwa durch die Registrierung oder durch Ausfüllen eines Webformulars, bleiben Sie uns gegenüber anonym. 
Wir verwenden Session Cookies. Session Cookies bleiben nur für eine Sitzung erhalten. Wenn Sie Ihre Browsersoftware beenden oder Ihr Gerät ausschalten, werden diese Cookies von Ihrem Gerät entfernt.  Wenn Sie die Speicherung von Cookies in Ihrem Browser deaktivieren, können Sie die Website weiterhin benutzen. Die Deaktivierung von Cookies kann jedoch zu Beeinträchtigungen der Funktionalität der Website und ihrer Nutzung führen. 
Nachfolgend wird beschrieben, wie wir die verschiedenen Arten von Cookies nutzen und welche Optionen Ihnen zur Verwaltung der Cookie-Einstellungen zur Verfügung stehen: 

4.2.1 Notwendige Cookies 

Diese Cookies sind notwendig, um den Betrieb der Website zu ermöglichen. Dazu gehören bspw. Cookies, die es Ihnen ermöglichen, sich in den Userbereich einzuloggen. 

4.2.2 Analytische Cookies 

Diese Cookies ermöglichen es, anonymisierte Daten über das Nutzungsverhalten der User zu sammeln. Diese werden ausgewertet, um z.B. die Funktionalität der Website zu verbessern und Ihnen gegebenenfalls Angebote anzuzeigen. 

4.2.3 Funktionale Cookies 

Diese Cookies werden für bestimmte Funktionalitäten der Webseite verwendet, z.B. um einen besseren Navigationsfluss vorzuschlagen, oder Ihnen personalisierte und relevante Informationen aufzuzeigen. 

4.2.4 Targeting Cookies 

Diese Cookies erfassen Ihren Besuch auf der Website, die Seiten, die Sie besucht haben und die Links, die Sie aktiviert haben. Wir nutzen diese Informationen, um unsere Website und die Werbung, die Sie gegebenenfalls angezeigt bekommen, auf Ihre Interessen anzupassen. 

4.2.5 Third-Party-Cookies 

Diese Cookies einiger unserer Partner helfen dabei, die Website für Sie interessanter zu gestalten. Daher werden bei Ihrem Besuch auf unserer Website auch Cookies von Partnerunternehmen auf Ihrem Gerät gespeichert. Hierbei handelt es sich um temporäre Cookies, die sich automatisch nach der vorgegebenen Zeit löschen. Cookies von Partnerunternehmen werden in der Regel in einem Zeitraum von wenigen Tagen oder bis zu 24 Monaten gelöscht, im Einzelfall auch nach mehreren Jahren. Cookies unserer Partnerunternehmen enthalten keine personenbezogenen Daten. Es werden lediglich unter einer User-ID Pseudonym-Daten erhoben. Diese pseudonymen Daten werden zu keinem Zeitpunkt mit Ihren personenbezogenen Daten zusammengeführt. 

4.2.6 Konfiguration der Cookie Einstellungen im Browser 

Die Browser unterscheiden sich in ihrer Art und Weise, wie dort die Cookie-Einstellungen verwaltet werden. Diese sind im Hilfemenü des jeweiligen Browsers beschrieben. 

4.3 Einsatz von Analysetools; Widerspruchsrecht 

Unsere Website verwendet den Webanalysedienst Matomo. Matomo verwendet sog. »Cookies«, die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Nutzungsinformationen (einschließlich Ihrer gekürzten IP-Adresse) werden an unser System übertragen und für Zwecke der Werbung, der Marktforschung oder zur bedarfsgerechten Gestaltung der Website gespeichert und genutzt. Ihre IP-Adresse wird bei diesem Vorgang anonymisiert, so dass Sie als Nutzer für uns anonym bleiben. Sie können die Verwendung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung in Ihrem Browser verhindern. Es ist jedoch möglich, dass Sie in diesem Fall nicht sämtliche Funktionen dieser Website nutzen können. 

Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung dieser Daten nicht einverstanden sind, dann können Sie der Speicherung und Nutzung nachfolgend per Mausklick jederzeit widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und ggf. von Ihnen erneut aktiviert werden muss. 

5. Anmeldung zum Newsletter und Downloads; Abmeldung

Sie können sich für unseren Newsletter anmelden oder Ihre Daten angeben, um auf der Website den Download eines Dokuments durchzuführen. Soweit Sie dies tun, verwenden wir mit Ihrer Einwilligung die von Ihnen mitgeteilten Daten, um Ihnen per E-Mail aktuelle Informationsbeiträge zuzusenden. Die Abmeldung ist jederzeit möglich, insbesondere dadurch, dass Sie die in den Newsletter-Mails enthaltene Abmeldungs-Option nutzen. 
Soweit Sie sich für unseren Newsletter angemeldet haben, können wir Ihre zur Versendung des Newsletters erforderlichen Daten an einen Dienstleister weitergeben, sofern wir diesen mit dem Versand der Newsletter beauftragen. 

6. Versendung einer Kontaktanfrage

Personenbezogene Daten werden erhoben, wenn Sie uns diese im Rahmen der Kontaktaufnahme oder bei Anmeldung für unsere Leistungen freiwillig mitteilen. Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich dazu, um Ihnen die gewünschten Informationen oder Leistungen bieten zu können, das heißt, dass nur die Informationen und Daten gespeichert und verarbeitet werden, die notwendig sind, um Ihre Anfrage zu beantworten oder das Vertragsverhältnis durchzuführen. Bei Kontaktaufnahme ohne Abschluss eines Nutzungsvertrags werden Ihre Daten aus der Datenbank gelöscht, sofern Sie dies wünschen.

7. Recruiting

Wenn Sie einen Lebenslauf oder eine Bewerbung online einreichen, verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten für rekrutierungsbezogene Zwecke, wie beispielsweise die Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Post. Wenn von Ihnen nicht anders gefordert, speichert Agamus Consult Ihre personenbezogenen Daten für einen angemessenen Zeitraum auf einer Datei, um Sie bei anderen Einstellungsgelegenheiten bei Agamus Consult berücksichtigen zu können.

8. Änderung und Löschung von Daten

Sie können die im Rahmen der Registrierung mitgeteilten Daten in Ihrem Benutzerkonto jederzeit ändern, insbesondere berichtigen oder ergänzen. Des Weiteren werden Ihre Daten von uns gelöscht, wenn Sie uns Ihren Wunsch auf Löschung mitteilen. Bei vollständiger Löschung der Daten endet allerdings auch der Zugang zu den registrierungspflichtigen Teilen der Website. Des Weiteren werden Ihre Daten automatisch gelöscht, wenn Sie sich als Nutzer endgültig abmelden und die Nutzung der Datenbank einstellen. 
Daten, die ohne Registrierung erhoben werden, werden innerhalb der hierfür vorgesehenen Löschungsfristen gelöscht. 
Die Löschung von Daten erfolgt zeitnah nach Wegfall des Zwecks, zu dem sie erhoben wurden, jedoch nicht vor Ablauf etwaig geltender gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

9. Transkription von Online-Meetings

9.1. Zweck der Verarbeitung  

Die Transkription von Online-Meetings erfolgt zu folgenden Zwecken:  

• Erstellung von Protokollen und Zusammenfassungen  
   
• Verbesserung der Nachvollziehbarkeit und Dokumentation von Besprechungen  
   
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Analysen  
   
• Nutzung der Daten zur Verbesserung unserer Dienstleistungen  

9.2. Rechtsgrundlage 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Transkription erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  

9.3. Informationen zur Einwilligung 

Die Einwilligung zur Transkription wird vor Beginn oder während des Online-Meetings eingeholt. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Ein Widerruf hat zur Folge, dass wir Ihre Daten ab diesem Zeitpunkt zu den oben genannten Zwecken nicht mehr verarbeiten.  

9.4. Datenkategorien 

Bei der Nutzung von "Teams" oder "Office365" werden verschiedene Arten von Daten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt von den Informationen ab, die Sie bei einem "Online-Meeting" angeben. Er umfasst die folgenden Daten:  

• Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn "Single Sign-On" nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional), Sprache  

• Online-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), IP-Adressen der Teilnehmer, Geräte-/Hardware-Informationen. Für Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. Einwahl mit dem Telefon: Angaben zur ein- und ausgehenden Telefonnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Bei Bedarf können weitere Verbindungsdaten wie die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.  

• Text-, Audio- und Videodaten: Bei der Nutzung der Chat-, Frage- oder Umfrage-Funktionen sowie anderer Funktionen zum Hoch- und Herunterladen von Dateien wie Bild-, Ton-, Video- oder Office-Daten werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten verarbeitet, um sie im "Online-Meeting" anzuzeigen und anderen Teilnehmern während des Meetings oder danach zugänglich zu machen und ggf. zu protokollieren. Während des Meetings werden die Daten durch das Mikrofon oder die Videokamera Ihres Endgerätes verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die "Teams"-Anwendungen ausschalten oder stummschalten.  

• Andere Office 365 Cloud-Dienste: Die vom Nutzer selbst in diesen Diensten gespeicherten Daten werden nur zu dem vom Nutzer bestimmten Zweck der Weiterverarbeitung oder Weitergabe gespeichert.  

• Umfang der Verarbeitung: Wir nutzen "Microsoft Teams" zur Durchführung von "Online-Meetings" und "Office 365" zur Bereitstellung anderer Microsoft-Cloud-Dienste. Wir werden etwaige Aufzeichnungen im Voraus transparent kommunizieren und - wo nötig - um Zustimmung bitten. Die Aufzeichnung wird in "Microsoft Teams" angezeigt. In diesen Fällen sind wir an der effektiven Organisation von Online-Meetings und der Kommunikation zwischen den Meeting-Teilnehmern interessiert.  

Gemäß den Benutzerhinweisen weist der Organisator der Sitzung die Teilnehmer vor Beginn der Aufzeichnung mündlich darauf hin, dass sie ihre Kamera ausschalten oder die Chatfunktion nutzen können, wenn sie nicht möchten, dass ihr Gesicht/ihre Stimme auf der Aufzeichnung zu sehen ist.  

9.5. Personenbezogene Daten 

Wenn eine MS Teams-Sitzung aufgezeichnet oder transkribiert wird, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten der Personen, die an dieser Sitzung teilnehmen.   

Dies kann folgende Personen betreffen:  

• Mitarbeiter  

• Kunden  

• Andere externe Teilnehmer  

Die personenbezogenen Daten, die in einer MS-Teams-Aufzeichnung oder -Transkription verarbeitet werden, beziehen sich auf die Personen, die an der Besprechung teilnehmen, durch ihre Anwesenheit. 

9.6. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union 

"MS Teams" und "Office 365" sind Dienste, die von Anbietern aus den USA bereitgestellt werden. Personenbezogene Daten werden daher auch in einem Drittland verarbeitet. Ein angemessenes Datenschutzniveau wird durch den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch den Anbieter finden Sie in der Datenschutzerklärung unter   

https://privacy.microsoft.com   

9.7. Speicherdauer  

Die Aufnahmen (Transkripte) der Online-Meetings werden für die Dauer von 180 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.  

9.8. Zugriff  

Der Zugriff auf die Transkripte ist auf berechtigte Personen beschränkt, die diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.  

9.9. Hinweise zur KI-gestützten Verarbeitung  

Die Transkription der Online-Meetings kann unter Einsatz von KI-gestützten Technologien erfolgen. Diese Technologien unterstützen uns bei der schnellen und präzisen Erstellung von Transkripten. Wir stellen sicher, dass auch bei der Nutzung von KI-gestützten Technologien alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden.  

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden. 

10. Weitergabe erhobener Daten, Einwilligung und Widerruf 

Wir geben gegebenenfalls Daten an von uns beauftragte Dienstleister weiter, damit diese in unserem Auftrag Dienstleistungen im Rahmen des Betriebs der Website und im Rahmen der von uns angebotenen Leistungen erbringen können. Des Weiteren geben wir die personenbezogenen Daten an von uns beauftragte und mit uns verbundene Unternehmen weiter, um unsere Leistungen und Angebote zu optimieren. 
Ansonsten geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies gesetzlich zulässig ist oder in Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht erfolgt, oder wenn Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben. Eine erteilte Einwilligung kann von Ihnen uns gegenüber jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Sie können die Einwilligung schriftlich per Brief oder per E-Mail an die folgenden Adressen senden: Agamus Consult GmbH, Fürstenrieder Str. 263, 81377 München, bzw.  info(at)agamus.com.
Bzw. direkt an den Datenschutzbeauftragten datenschutz(at)agamus.com.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung 

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. 

Stand: 08.09.2025