Le contexte
La manière dont on communique avec l’ensemble du personnel sur le projet de transformation, ses origines, ses tenants et aboutissants et ses conséquences, soulève des problèmes particuliers dans toutes les entreprises. Comment faire en sorte que les informations appropriées soient transmises aux salariés le plus rapidement possible, tout en maîtrisant les coûts, en étant efficace, convaincant et motivant ? Il est important que les employés n’aient pas seulement une connaissance superficielle des changements prévus, mais les comprennent, les acceptent et les mettent en oeuvre. Cela exige de se pencher activement sur la problématique, et de ne pas se contenter des habituels exposés, circulaires, brochures ou autres supports qui s’avèrent insuffisants. Dans ce contexte, les planches de communication ACCB s’avèrent être d’excellents « vecteurs » pour faire circuler des messages importants au sein de l’entreprise. Nous y recourons avec succès depuis quelques années, dans le cadre de thématiques de transformation les plus diverses.

L’idée de base
Les planches de communication sont des documents de travail qui constituent un support écrit et visuel, utilisé en équipes de 4 à 7 personnes. A l’aide d’une définition systématique des tâches selon un ordre bien établi, les membres des équipes participantes s’approprient une problématique donnée. Ces débats intensifs leur permettent de faire ressortir les tenants et aboutissants, corrélations et conséquences nécessaires d’une transformation. Ce faisant, les participants sont amenés à définir leurs propres objectifs et périmètres d’action.

Le principal bénéfice
Les planches de communication représentent une méthode efficace pour transmettre des informations dans la durée ainsi que pour déterminer de manière autonome les conséquences de ses propres actes. Elles conviennent ainsi tout particulièrement lorsqu’il s’agit de communiquer de manière convaincante des messages importants dans le cadre d’une réorientation, et d’introduire les mesures qui s’imposent pour s’adapter. Les planches de communication donnent notamment aussi une nouvelle impulsion à des échanges d’expériences interdisciplinaires, et par là même à un travail de réflexion intensive sur de nouvelles idées, de nouveaux concepts, projets et planifications à tous les niveaux hiérarchiques de l’entreprise.

Le champ d’action

• Conception, communication d’entreprise et déploiement dans le cadre de processus de transformation approfondis (fusions, intégrations, restructurations p. e.)
• Faire évoluer les mentalités comme condition préalable pour atteindre l’excellence opérationnelle (p. e. déploiement mondial ou optimisation globale de systèmes de production allégée ou de management allégé)
• Mise au point d’une vision stratégique et mobilisation des cadres dirigeants et des collaborateurs
• Evolution de la direction, des cadres et des équipes dans le cadre de processus de transformation
• Amélioration de l’orientation vers la clientèle et de la coopération en interne
• Lancement ou réintroduction de (nouveaux) produits et services

Les avantages

• Normalement une réduction des coûts de 40 % (p. e. pour plusieurs milliers d’employés dans 29 pays, dans 19 langues et en 4 mois)
• Les planches de communication sont extrêmement rentables au niveau de leur rapport qualité-prix ou utilité par rapport aux efforts demandés (notamment si on les compare à l’autre alternative que constitueraient des manifestations exigeant une présence physique)
• Le travail est réalisé en équipe, les débats sont dirigés et interactifs. Par rapport à d’autres formes de communication traditionnelles (tout particulièrement les interventions sous forme d’exposés), on se penche ici de manière plus intensive sur la thématique, ce qui permet d’obtenir des effets et des résultats à plus long terme
• Tous les salariés suivent la même démarche didactique et disposent ainsi du même niveau de connaissances (consistance de l’information)
• Aucun intermédiaire supplémentaire (conseiller, formateur, intervenant, etc.) n’est nécessaire pour transmettre les informations, d’où des coûts moindres par employé
• Cette méthode permet d’atteindre en peu de temps un très grand nombre de collaborateurs sur différents sites, d’où un déploiement particulièrement rapide
  

Gina von Steinbüchel, Agamus Consult