Der Einkaufsumsatz von Industrieunternehmen beträgt zwischen 50 und 85% des Gesamt-Umsatzes. Die Optimierung des Einkaufs ist damit ein ganz wesentlicher Hebel zur Kosteneinsparung.

Agamus Consult hat eine innovative und praxisorientierte Methodik entwickelt, um Einsparpotentiale bei der Beschaffung zu identifizieren, schnelle Einsparungen in diesem Bereich zu erzielen und an den Hebeln anzusetzen, die garantieren, stets die langfristig besten Konditionen bei den Lieferanten zu erreichen.

Wir begleiten Sie von der Erstellung der Lastenhefte, in enger Kooperation mit Ihrem Einkäufer und den "internen" Kunden, bis hin zur Verhandlungsführung und dem Abschluß langfristiger Rahmenvereinbarungen. Zusätzlich zu diesem Know-How-Transfer an den Einkäufer sorgen wir bei Bedarf für die Implementierung einer geeigneten und effizienten Beschaffungsorganisation, um nachhaltig die erzielten Einsparungen zu sichern.
Alle unsere Projekte werden von einem leicht messbaren, schnellen und konsequenten Return on Investment begleitet.

Die Analyse
In einem ersten Schritt führen wir vor Ort eine Analyse der Beschaffungsfunktionen durch. Gezielt untersuchen wir die Einkaufsfamilien und deren Potentiale sowie alle unternehmensinternen Abläufe, die mit der Beschaffung verbunden sind, d.h. bis hin zur Materialdisposition und Lieferantenbuchhaltung.
In einem sehr kurzen Zeitraum (zwei bis drei Wochen) realisieren wir eine Aufnahme der Ist-Situation, die uns ermöglicht, eine "Fotografie" der Einkaufsfunktion an einem bestimmten Zeitpunkt zu machen. Fokus wird während dieser Phase auf folgende Punkte gelegt:

• Einkaufsumfang vs. Umsatz und Einkaufssegmentierung: Wir identifizieren dabei die finanziellen Mengen, die Sie beeinflussen können und bei denen es Verhandlungsmöglichkeiten und –potentiale geben kann.
• Dann wird der grundsätzlichen Frage "Wird zum Marktpreis eingekauft?" auf den Grund gegangen. Um diese Frage beantworten zu können, hat Agamus Consult eine Methodologie entwickelt, die sich auf mehrere Säulen stützt:
• Analyse „bezahlte Preise vs. Marktentwicklung“: Unsere Methodologie erlaubt es, bezahlte Beschaffungspreise über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren mit intern aus Statistikquellen aufbereiteten Indizes zu vergleichen. Die bezahlten Einkaufspreise werden in einen Index umgerechnet und mit Marktindizes in Bezug gesetzt. Unsere Vorgehensweise ermöglicht es, bei 95% der Unternehmenseinkäufe ein Benchmarking durchzuführen. Eine graphische Darstellung visualisiert die Abweichungen, die Ziele können dann spezifisch definiert werden.
• Preisstreuung: Um die Analyse zu verfeinern, vergleichen wir die unterschiedlich bezahlten Preise für ein Produkt oder eine Dienstleistung bei einem oder mehreren Lieferanten an einem oder mehreren Standorten.
• Volumetrische Analyse: Hier gehen wir der Frage auf dem Grund, wie Ihre finanzielle Kraft bei den Verhandlungen eingesetzt wird (z.B. Jahresverhandlungen anstatt „one-shot“-Preisanfragen).
• Performance-Analyse heute und in der Vergangenheit: Welche Verhandlungen führten zu welchem Ergebnis?
• Benchmark der von Ihnen bezahlten Preise mit unserer internen Datenbank (Vergleich des Preises angesichts der Volumina und Gebindeeinheiten).
• Die besten Werkzeuge der Welt sind wertlos ohne sachgemäßen Einsatz. Aus diesem Grund hat Agamus Consult eine Kompetenzmatrix zur Positionierung der Einkäufer auf einer Wertskala aufgebaut. Dies ist die unbedingte Vorraussetzung, um gewinnbringend zu arbeiten und sicherzustellen, dass für eine Produktfamilie der jeweils kompetenteste Einkäufer eingesetzt wird. Die entsprechende Einweisung erfolgt von Seiten Agamus Consult.
• Prozess-Analyse „Einkauf/Materialdisposition“: Vom Verbraucher (interner Kunde) bis hin zur Rechnungsbegleichung durch die Kreditorenbuchhaltung (Informationsflüsse, EDV-Systeme, Wer macht was?)
• Cash-Flow Analyse: Im Rahmen der Analyse erforschen wir auch die drei Komponenten, die den Cash-Flow beeinflussen. Dabei handelt sich um die Kreditoren-, die Debitorenbuchhaltung und die Lagerbestände.
  Wir untersuchen kritisch die interne Abläufe und Tätigkeiten in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung  anhand der von uns ausgearbeiteten Best Practices. Wir vergleichen die Zahlungsbedingungen seitens Kunden und Lieferanten mit den marktüblichen Konditionen im jeweiligen Wirtschaftszweig, und letztendlich analysieren wir die Lagerbestände sowohl für das Rohstofflager als auch für das Halb- und Fertigwarenlager.

Die Umsetzung

Die Umsetzung umfaßt

• die Realisierung unserer Empfehlungen in enger Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern,
• das Einholen von einem Teil oder von der Gesamtheit, der von uns identifizierten Savings, 
• die Begleitung des Unternehmens bei strategischen Entscheidungen wie "make or buy",
• die Begleitung der Einkäufer und Verbraucher: von der Erstellung eines funktionalen Lastenheftes bis hin zur Verhandlung mit den Lieferanten unter Berücksichtigung von  Qualität- und Serviceaspekten,
• den Know-how-Transfer,  unter anderem das Umgehen mit den von Agamus entwickelten Tools: Preise vs. Marktindizes, Segmentierung der Einkaufspreise durch makro-ökonomische Kenngrößen, Optimierung der Zahlungskonditionen, Ableitung mikro-ökonomischer Kennzahlen, usw.,
• das Re-Design Ihrer Beschaffungsorganisation: falls erforderlich gestalten wird die Organisation Einkauf/Materialdisposition neu, um vor allem die konkrete Umsetzung der getroffenen Einkaufs-Vereinbarungen zu sichern, d.h. die Savings in Ihrer GuV-Rechnung zu sichern,
• die Sicherung eines lang anhaltenden Wirkens unseres Einsatzes
  

Konkret werden Ihre Mitarbeiter stark involviert, indem zum Beispiel in der Umsetzungsphase Agamus Consult gemeinsam mit den Einkäufern an allen Verhandlungen teilnimmt. Dadurch wird eine nachhaltige praktische Übermittlung des Know-hows gewährleistet.
Die oben genannten Methoden und Tools finden in den meisten europäischen Staaten ihre Anwendung. Sie dienen somit vor allem auch internationalen Konzernen und ermöglichen den Aufbau eines landesspezifischen Bezugssystems.
Durch unser international aufgestelltes Berater-Team und die Anzahl an gesprochenen Sprachen können wir über viele Länder globale Einkaufs-Projekte führen (Volumenbündelung) und Global Sourcing realisieren.

Mit der oben dargestellten Vorgehensweise konnten wir bei namhaften Konzernen bereits signifikante Ergebnisse erzielen:

• Ein ROI von 1 zu 5 bei einem internationalen Konzern im Bereich der Herstellung und Verarbeitung von Spalt- und Brutstoffen.
• Verhandlungsgewinne von mehr als 20 % beispielsweise für die Beschaffungsfamilie Industriegase bei einem Unternehmen der Luftfahrtindustrie.

Jean-Philippe Jaillant & Marc Kräutle, Agamus Consult